Alle orders komen binnen via je eCom-backoffice > Orders. Klik op een order om hem in de dashboardweergave te openen.
De dashboardweergave is onderverdeeld in Navigatieknoppen, Algemene informatie, Linkerzijde en Rechterzijde.
Navigatieknoppen
De navigatie van de order bevat een knop Meer met een dropdownmenu met:
Wacht - Dit plaatst een order tijdelijk in de wacht. Als een order in de wacht staat, kan er geen factuur of pakbon worden gemaakt. Je kunt de status terugzetten door op Uit de wacht te klikken. Orders met de status ingesteld op Voltooid kunnen niet in de wacht worden gezet.
Dupliceer - Kopieer orders door op Dupliceer te klikken. Dit maakt een offerte aan die de producten, klant, betaling- en verzendmethode kopieert. Daarna kunnen Offertes worden bewerkt en omgezet in orders.
Bewerk status - Voeg een aangepaste status toe aan een order. Maak eerst aangepaste statussen aan in Instellingen> Winkelinstellingen > Workflow.
Stuur herinnering - Dit stuurt klanten een betalingsherinnering. Controleer eerst het e-mailsjabloon voor betalingsherinneringen in Instellingen > Website-instellingen >E-mailnotificaties.
Algemene informatie
Bovenaan het scherm vind je algemene informatie over de order. Van links naar rechts vind je de orderstatus, datum en het tijdstip waarop de order werd geplaatst, het ordernummer en totaal bedrag van de order.
Linkerzijde
Producten
Direct onder de algemene informatie vind je het gebied Producten met een overzicht van de bestelde producten. In de kolom Voorraad kun je in een oogopslag zien of er nog producten in voorraad zijn of opnieuw moeten worden besteld. Als de voorraad in oranje wordt weergegeven, is het aantal op voorraad gelijk aan of lager dan de Melden wanneer onder waarde aangegeven voor het product in kwestie. Klik op het product om naar de pagina te gaan waar je dit kunt bewerken.
Onder de kop Producten kun je zien hoe het totale bedrag van de order werd berekend en kun je retourzendingen aanmaken.
Betaling
In het gebied Betaling wordt er getoond welke betalingsmethode klanten hebben gebruikt. Dit gebied vermeldt ook de facturen die onmiddellijk na het plaatsen van de orders werden aangemaakt. Als je dit liever manueel doet, of na ontvangst van de betaling, ga dan naar Instellingen > Algemene instellingen > Administratie en kies wanneer er een factuur moet worden aangemaakt.
Orders kunnen als betaald worden aangemerkt door te klikken op Markeer als betaald. Als klanten meteen betalen, bijvoorbeeld door IDEAL te gebruiken, verschijnt hier de knop Markeer als niet betaald, die je kunt aanklikken als de betaling niet correct werd ontvangen.
Printer -pictogrammen laten het systeem een pdf-document aanmaken dat kan worden gedownload. Klik op Meer om de factuurstatus of de bezorgtijd te wijzigen, de factuur te printen of hem opnieuw naar de klant in kwestie te verzenden.
Je kunt een creditnota/factuur aanmaken door op Voeg creditnota toe te klikken. Er wordt een pop-upvenster geopend waarin je de producten kunt kiezen die je wilt crediteren. Je kunt ook een klantentegoed opgeven. Zie Een retourzending aanmaken voor meer informatie.
Verzending
In het gebied Verzending wordt er getoond welke verzendmethode de klant heeft gekozen voor de order, evenals de begeleidende paklijst. Orders kunnen als verzonden worden aangemerkt door te klikken op Markeer als verzonden. Deze actie kan worden omgekeerd door te klikken op Markeer als niet verzonden.
Boven de paklijst vind je twee grijze links, Bewerk en Print. Als je klikt op Print pakbonnen, maakt het systeem een pdf-document aan van alle paklijsten die worden vermeld in het blok Verzending. Als je op Print klikt, wordt er een pdf-document aangemaakt van deze specifieke pakbon. Klik op Bewerk om de status van de pakbon te wijzigen of om de pakbon te annuleren, een track & trace-code in te voeren of een paklijst te printen.
Retourzendingen
Als klanten niet tevreden zijn met een bepaald product, kunnen ze het binnen een bepaalde periode terugzenden. Klanten kunnen zelf retourzendingen aanmaken of je kunt dat doen door te klikken op Maak retourzending aan in het gebied Producten. In het gebied Producten vind je een overzicht van alle retourzendingen voor de order in kwestie. Klik op het retournummer om de retourzending te wijzigen.
Opmerkingen
Opmerkingen zijn korte berichten die je naar jezelf of andere gebruikers (bijvoorbeeld je collega‘s) stuurt en die onzichtbaar zijn voor de klanten.
Rechterzijde
Klantadres
Klanten kunnen opmerkingen achterlaten bij de laatste stap van de check-out in je onlinewinkel. Deze opmerkingen zijn te vinden onder Klantenopmerkingen.
Klantgegevens
Aan de rechterzijde naast het Product vind je de klantgegevens. Je kunt berichten naar klanten verzenden via Bericht aan klant. Berichten kunnen worden toegevoegd aan het automatische e-mailbericht Bericht aan klant, dat je kunt vinden via Instellingen > Website-instellingen > E-mailnotificaties. Klik op Bewerk klant om de gegevens van een klant te bekijken en te wijzigen.
Geschiedenis
Onder de titel Geschiedenis vind je acties die voorafgaand aan de order in kwestie werden uitgevoerd, zoals het aanmaken van een factuur. Nieuwe acties worden onderaan toegevoegd.
Order annuleren
Onder de klantgegevens vind je de optie om orders te annuleren. Nadat een order werd geannuleerd:
wordt de pakbon geannuleerd.
wordt de factuur aangemaakt.
wordt het aantal op voorraad van elk afzonderlijk product bijgewerkt.
worden klanten geïnformeerd, als je deze optie hebt gekozen.
OPMERKING: Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt